2025'te Çalışma Belgesi Nasıl Elde Edilir? İşte Örnekleriyle Adım Adım Rehber

Çalışma belgesi, bir çalışanın belirli bir işyerinde çalıştığını resmi olarak kanıtlayan, işveren tarafından verilen yazılı ve imzalı belgedir. 2025 yılı itibarıyla bu belge, iş başvurularında, vize işlemlerinde, banka taleplerinde ve SGK işlemlerinde sıkça talep edilmektedir. İşte bu kapsamlı rehberde, çalışma belgesinin nasıl alınacağından kimlerin alabileceğine, belge örneğinden dikkat edilmesi gereken yasal detaylara kadar tüm yönleriyle konuyu inceliyoruz.

Çalışma Belgesi Nedir? Hangi Durumlarda Gereklidir?

Çalışma belgesi; işçinin işyerindeki görev/pozisyonu ve çalışma süresini doğrulayan resmî nitelikte bir yazıdır. İş akdi devam ederken bankaya, konsolosluğa, kiraya çıkarken; işten ayrıldıktan sonra ise yeni iş başvurularında veya resmi işlemlerde talep edilir. Belge, işveren/işveren vekili tarafından antetli kâğıt üzerinde düzenlenir ve ıslak imza veya e-imza ile onaylanır. Kullanım alanları (örnekler):

  • Yeni bir iş başvurusu yaparken
  • Vize veya göçmenlik başvurularında
  • Banka işlemleri (kredi, maaş yazısı)
  • SGK geçmiş hizmet dökümü doğrulaması
  • Noter işlemleri veya adli evrak işlemlerinde
  • İhale/dosya başvuruları (tecrübe doğrulaması)

Hangi Bilgiler Zorunlu? Hangileri Opsiyonel?

Yasal çerçevede belgenin asgari içeriği; yapılan işin türü ve süre bilgisidir. Kurumların ek talepleri olabilir; bunlar kişisel veri hassasiyeti gözetilerek, çalışanın onayıyla eklenmelidir.

AlanZorunluÖnerilen/İsteğe BağlıNot
Çalışanın Adı Soyadı, T.C. No (veya Kimlik No) T.C. No yerine kimlik bilgisi kullanılabilir.
Pozisyon/Ünvan Net ve güncel yazılmalı.
Çalışma Süresi (Başlangıç–Bitiş/Devam) “Hâlen çalışmaktadır” ifadesi sık kullanılır.
Departman/Birim Doğrulama kolaylığı sağlar.
Çalışma Statüsü (Tam/Zamanlı) Kuruma göre talep edilebilir.
Ücret/Maaş Bilgisi Çalışanın yazılı onayıyla eklenmeli.
İletişim ve Kaşe/İmza Yetkili imza olmalı.

Negatif/yorum içeren ibareler (disiplin, performans yorumu vb.) belgeye yazılmaz. Amaç, nesnel doğrulamadır.

Çalışma Belgesi Nasıl Alınır? (2025 Güncel Süreç)

Çalışma belgesi; işverenin antetli kâğıdı üzerinde, çalışanın pozisyonunu ve çalışma süresini doğrulayan resmi yazıdır. 2025’te süreç, talebin İK’ya yazılı iletilmesi, personel kayıtlarının doğrulanması, gerekli alanların (TR/EN, devam/ayrılış, çalışma şekli) seçilmesi ve belgenin ıslak imza + kaşe veya e-imza ile üretilip teslim edilmesi adımlarından oluşur. Talep amacına (vize, banka, kira, referans) göre içerik daraltılıp genişletilebilir; ücret bilgisi ayrı “maaş yazısı”nda verilmesi en temiz uygulamadır. Adım adım kısa rehber:

  • Talebi e-posta/dilekçe ile ilet, amaç ve tarih aralığını yaz.
  • İK, ünvan–departman–giriş/çıkış (veya “halen çalışıyor”) bilgilerini doğrular.
  • Gerekirse ikinci dil (İngilizce) metni eklenir; ücret isteniyorsa maaş yazısı ayrı hazırlanır.
  • Belge, ıslak imza + kaşe veya e-imza ile PDF olarak üretilir; KEP/e-posta/elden teslim edilir.
  • Personel dosyasında kopya ve teslim log kaydı tutulur.
AmaçZorunlu AlanlarÖnerilen EklerTeslim ŞekliKısa Not
VizePozisyon, giriş tarihi, “halen çalışıyor”İzin/dönüş tarihleriIslak imza/e-imzaEN metin/tercüme gerekebilir
Banka/KrediPozisyon, süreMaaş yazısı, IBANIslak imza + kaşeTarih ≤ 30 gün önerilir
KiraPozisyon, süreİletişim, çalışma şekliPDF/eldenÜcret genelde istenmez
ReferansPozisyon, çalışma aralığıReferans kişiPDFYorum yerine olgu verin

Çalışma belgesi işveren tarafından düzenlenir; ücret gibi hassas veriler, çalışanın yazılı onayı olmadan metne eklenmemelidir. Eski tarihli, imzasız/kaşesiz veya yetkisiz kişi tarafından düzenlenen belgeler kurumlarca reddedilebilir.

e-Devlet Üzerinden Çalışma Belgesi Alınabilir mi?

Doğrudan “işveren yazısı” niteliğindeki çalışma belgesi e-Devlet’ten alınmaz; çünkü işveren düzenlemek zorundadır. Ancak birçok başvuruda e-Devlet’ten alınabilen SGK hizmet dökümü, işe giriş/çıkış kayıtları ve (kamu personeli için) e-Bordro destekleyici resmî kayıt olarak istenir. Çoğu durumda işveren belgesi + SGK çıktısı birlikte sunulduğunda kabul oranı yükselir. e-Devlet’te kullanılabilecek belgeler:

  • SGK 4A/4B/4C Hizmet Dökümü (barkod/QR): Sigortalılık ve prim günleri.
  • İşe Giriş/Çıkış Bildirimi: İlk işe giriş ve varsa ayrılış tarihi.
  • e-Bordro (kamu): Kamu personeline ait maaş bilgisi.
  • Kimlik/Adres Kayıtları: Nüfus ve ikamet teyidi.
BelgeNeredenNe DoğrularNerede İşe Yarar?
Çalışma Belgesiİşveren/İKPozisyon & süreVize, banka, kira, referans
SGK Hizmet Dökümüe-DevletSigortalılık & primResmî teyit, ek belge
İşe Giriş/Çıkışe-DevletTarihTarih doğrulaması
e-Bordro (kamu)e-DevletÜcretKamu personeli gelir teyidi

e-Devlet çıktıları resmî teyit sağlar ancak işverenin antetli ve imzalı çalışma belgesinin yerine geçmez; tamamlayıcı niteliktedir. Özel sektörde e-Bordro bulunmaz; ücret teyidi gerekiyorsa işverenin maaş yazısı düzenlemesi gerekir.

Çalışma Belgesi Talep Dilekçe Örneği

Talebi yazılı sunmak, İK’nın doğru verilerle hızlı hazırlamasını sağlar. Dilekçe; belge amacı, teslim biçimi (ıslak imza/e-imza PDF), dil (TR/EN) ve gerekiyorsa maaş yazısı ihtiyacını açıkça içermelidir. Kısa ama eksiksiz bilgiler; yanlış tarih/ünvan riskini azaltır. Aşağıdaki örneği kurum içi e-posta veya çıktı olarak iletebilirsiniz. Dilekçe şablonu:

Konu: Çalışma Belgesi Talebi
… şirketinizde [Giriş Tarihi] tarihinden beri [Ünvan] olarak çalışmaktayım.
Amaç: [Vize/Banka/Kira/İş Başvurusu] başvurumda sunmak üzere çalışma belgesi talep ederim.
Tercih: [Islak imza/E-imzalı PDF], [Dil: TR/EN]
Ek İstek: [Maaş yazısı gerekiyorsa belirtiniz]Ad Soyad – İmza – Tarih – İletişim

Ücret bilgisinin belgeye eklenmesini istiyorsanız, açık ve yazılı onay ifadenizi dilekçeye ekleyin.

Çalışma Belgesi – Örnek Metinler (Kopyala–Doldur)

Aşağıdaki şablonları doğrudan kopyalayıp köşeli parantezli alanları doldurarak kullanabilirsin. İlk örnek halen çalışan personel içindir, ikinci örnek işten ayrılmış çalışan içindir. Sonunda İngilizce örneği de ekledim.

Ücret/gelir bilgisi gerekiyorsa bunu ayrı “Maaş Yazısı” belgesiyle vermek en doğrusudur. Çalışanın yazılı onayı olmadan ücret bilgisi paylaşmayın.

1) Çalışma Belgesi (Aktif Çalışan – Türkçe)

ÇALIŞMA BELGESİ
Belge No: [CB-YYYYNNNN] – Tarih: [GG.AA.YYYY]

[Ad SOYAD] (T.C./Kimlik No: [*******]), [Şirket Unvanı] bünyesinde [Giriş Tarihi] tarihinden bu yana [Ünvan/ Pozisyon] olarak halen çalışmaktadır.
Çalışma şekli: [Tam/ Yarı Zamanlı – Ofis/ Hibrit/ Uzaktan]
Departman/Birim: [Birim Adı]
İş yeri adresi: [Adres]

Bu belge, [Vize/ Banka/ Kira/ Kurum Yazışması/ Referans] başvurusunda kullanılmak üzere çalışanın talebi üzerine düzenlenmiştir.

Teyit için iletişim: [Telefon][E-posta]
[Şirket Unvanı][MERSİS/Vergi No]

[Ad SOYAD – Unvan (İK/ Yetkili)]
İmza/ Kaşe

2) Çalışma Belgesi (İşten Ayrılan – Türkçe)

ÇALIŞMA BELGESİ
Belge No: [CB-YYYYNNNN] – Tarih: [GG.AA.YYYY]

[Ad SOYAD] (T.C./Kimlik No: [*******]), [Şirket Unvanı]’nda [Giriş Tarihi] – [Çıkış Tarihi] tarihleri arasında [Ünvan/ Pozisyon] olarak görev yapmıştır.
Departman/Birim: [Birim Adı]
İş yeri adresi: [Adres]

Bu belge, [İş Başvurusu/ Kurum Yazışması/ Diğer] amacıyla talep üzerine düzenlenmiştir.

Teyit için iletişim: [Telefon][E-posta]
[Şirket Unvanı][MERSİS/Vergi No]


[Ad SOYAD – Unvan (İK/ Yetkili)]
İmza/ Kaşe

3) Employment Certificate (Active Employee – English)

EMPLOYMENT CERTIFICATE
Doc No: [EC-YYYYNNNN] – Date: [DD.MM.YYYY]

This is to certify that [Name SURNAME] (ID/Passport No: [*******]) has been employed at [Company Name] since [Start Date] as [Job Title] and is currently employed.
Work arrangement: [Full-time/ Part-time – On-site/ Hybrid/ Remote]
Department: [Department Name]
Company address: [Address]

This certificate has been issued upon the employee’s request for [Visa/ Bank/ Lease/ Official Correspondence/ Reference] purposes.

For verification: [Phone][E-mail]
[Company Name][Tax/ Registration No]

[Authorized Signatory – Title]
Signature/ Seal

4) (İsteğe Bağlı) Maaş Yazısı – Ayrı Belge Örneği (Kısa)

MAAŞ YAZISI
Belge No: [MY-YYYYNNNN] – Tarih: [GG.AA.YYYY]

[Ad SOYAD] (T.C./Kimlik No: [*******]) [Şirket Unvanı] bünyesinde [Ünvan] olarak görev yapmaktadır. Aylık [Net/ Brüt] ücret: [₺ …], ödeme periyodu: [Aylık/ …], IBAN: [TR…].
Bu yazı [Banka/ Kredi/ Limit Artışı] başvurusu için çalışanımızın yazılı onayı ile düzenlenmiştir.

[Ad SOYAD – Unvan (İK/ Yetkili)]
İmza/ Kaşe

Maaş yazısı, çalışma belgesinin yerine geçmez; başvuru kurumunun istediği formatı önceden teyit edin.

5) Doldurma İpuçları (Hızlı Liste)

  • Tarih formatlarını tutarlı kullan (TR için GG.AA.YYYY, EN için DD.MM.YYYY veya YYYY-MM-DD).
  • Ünvan, departman ve giriş/çıkış bilgilerini bordro/SGK kaydıyla karşılaştır.
  • Uzaktan/hibrit çalışıyorsa kısa not ekle (Remote/Hybrid).
  • Belgeye teyit telefonu ve kurumsal e-posta yaz; mümkünse belge numarası ver.
  • E-imza kullanıyorsan zaman damgası ekle; KEP gönderisi varsa gönderi numarasını sakla.

Standart şablon + teyit bilgisi + doğru tarih/ünvan = hızlı kabul ve minimum geri dönüş.

Çalışma Belgesi Ne Zaman İstenir ve Kimler Talep Edebilir?

Çalışma belgesi; çalışanın bir kurumda hangi pozisyonda, hangi tarihler arasında görev yaptığını nesnel olarak kanıtlayan yazıdır. En çok vize başvuruları, banka/finans işlemleri, kira sözleşmeleri, yeni iş başvuruları ve resmi kurum taleplerinde istenir. İş akdi devam ederken “halen çalışıyor” ibaresiyle; ayrılış sonrası ise giriş–çıkış tarihleri belirtilerek düzenlenir. Belgeyi çalışan hangi durumlarda talep eder:

  • Çalışan (halen görevde) → Vize, banka, kira, kurum yazışmaları
  • Eski çalışan → Yeni iş başvurusu, tazminat/mahkeme dosyası
  • Yabancı uyruklu çalışan → Oturum/çalışma izni dosyaları
  • Stajyer/uzun dönem → Referans ve okul işlemleri
AmaçTercih Edilen İfadeEk Belge Önerisi
Vize“Hâlen çalışmaktadır” + izin/dönüş tarihiPasaport kopya, izin yazısı
Banka/KrediPozisyon + süreMaaş yazısı, son 3 bordro
KiraPozisyon + süreİletişim/teyit telefonu
İş başvurusuPozisyon + çalışma aralığıReferans mektubu

Belge içerikleri “amaçla sınırlı” olmalı; gerekmedikçe ücret, adres, aile bilgisi gibi gereksiz kişisel veriler eklenmemelidir.

İşverenin Çalışma Belgesi Vermemesi Durumunda Ne Yapılır?

İşveren, makul sürede çalışma belgesini düzenlemekle yükümlüdür. Gecikme veya ret halinde yazılı hatırlatma yapın; gerekirse noter ihtarnamesi ile talebinizi resmileştirin. Başvuru makamına sürecin sürdüğüne dair açıklama yapıp, SGK hizmet dökümü gibi resmî kayıtları geçici kanıt olarak ekleyin. Uyuşmazlık büyürse hukuki danışmanlık alınması yerinde olur. Adım adım yol haritası ve geçici destek belgeleri:

  • Yazılı talep (e-posta/dilekçe) → makul yanıt süresi beklenir.
  • Resmî hatırlatma → gerekirse noter ihtarı.
  • Başvuru kurumuna durum bildirimi + SGK dökümü gibi ek kayıtlar.
  • Hukuki destek → tazmin/uyuşmazlık süreçleri (gerekirse).
BelgeNe DoğrularNerede İşe Yarar?
SGK Hizmet DökümüSigortalılık, prim, tarihResmî teyit/ek kanıt
İşe Giriş/Çıkış KaydıTarihlerTarih doğrulaması
Maaş Yazısı (mümkünse)GelirBanka/finans işlemleri

Belge verilmemesi mağduriyet yaratıyorsa hak arama yollarına başvurabilirsiniz; süreç ve stratejiyi bir hukuk uzmanıyla yürütmek en doğrusudur.

İşten Ayrılış Sonrası Çalışma Belgesi: Hak ve Süre

İşten ayrılan işçi talep ettiğinde işveren çalışma belgesi vermekle yükümlüdür. Belgenin verilmemesi veya hatalı düzenlenmesi, çalışanda zarar doğurursa tazmin sorumluluğu doğabilir. Uygulamada talep alındıktan sonra kısa sürede düzenlenmesi iyi niyete uygundur.

  • İşverenler İçin İç Kontrol Listesi
    • Talep formu alındı
    • Kimlik ve personel bilgileri doğrulandı
    • İçerik kuruma göre uyarlandı
    • İmza/kaşe tamamlandı
    • Dijital arşiv kopyası saklandı
    • KVKK uygunluğu kontrol edildi
  • Çalışanlar İçin Kontrol Listesi:
    • Belge amacı net (vize/banka/iş başvurusu)
    • Gereken özel alanları önceden belirt
    • Ücret bilgisi gerekiyorsa onay ver
    • Teslim kanalını (ıslak imza/e-imza) seç
    • Kopyasını güvenli sakla

E-İmzalı Çalışma Belgesi Geçerli midir?

E-imza; güvenli elektronik imza sertifikası ve zaman damgası ile atıldığında ıslak imza ile hukuken aynı geçerliliğe sahiptir. Kuruma teslim şekli (KEP/e-posta/elden) ve doğrulama kanalları (sertifika bilgisi, QR/teyit hattı) kabul sürecini hızlandırır. Bazı kurumlar uygulamada hâlâ ıslak imza isteyebilir; bu durumda aynı metnin kaşeli–ıslak imzalı nüshası da hazırlanabilir. Pürüz yaşamamak için başvuru öncesi “kabul edilen format” mutlaka teyit edilmelidir. E-imzalı belge hangi hallerde tercih edilir:

  • Uzaktan başvurular ve kısa süreli teslim gerektiren işlemler
  • KEP ile teslim/okunma ispatı istenen durumlar
  • Konsolosluk dışı çoğu kurum/özel sektör başvuruları
  • Doğrulama altyapısı (QR/teyit e-postası) olan şirketlerde
ÖzellikIslak İmzaE-İmza
DoğrulamaKaşe + ıslak imzaSertifika + zaman damgası
TeslimElden/kargoE-posta/KEP
Kabul PratiğiHer yerde yaygınGiderek yaygın; bazı kurumlar ıslak kopya da ister
Kayıt/İspatFiziksel nüshaKEP kaydı + dijital log
Hız/MaliyetDaha yavaş/masraflıDaha hızlı/düşük maliyet

E-imzalı PDF’te sertifika ve zaman damgası görünür olmalı; belge üzerinde teyit telefonu/e-posta veya QR doğrulama bilgisi yer alması kabul oranını artırır.

Çalışma Belgesi ile Karıştırılmaması Gereken Diğer Belgeler

Başvurularda sıkça “çalışma belgesi” ile farklı evraklar karıştırılır. Her belgenin amacı ayrıdır ve yerine geçmez. Yanlış belge sunmak ret sebebidir. Aşağıdaki tablo, en çok karıştırılan belgeleri ve doğru kullanım alanlarını özetler. Kontrol listesi:

  • Gelir teyidi mi? → Maaş Yazısı/Bordro
  • Sigortalılık teyidi mi? → SGK Hizmet Dökümü
  • Sadece pozisyon & süre mi? → Çalışma Belgesi
  • Nitel değerlendirme mi? → Referans Mektubu
BelgeKim DüzenlerNe DoğrularNe Zaman Kullanılır?Not
Çalışma Belgesiİşveren/İKPozisyon + süreVize, banka, kira, referansÜcret yazmak zorunlu değil
Maaş Yazısıİşveren/İKNet/brüt gelirKredi/limit, gelir teyidiÇalışanın onayı gerekir
Bordroİşveren/İKÜcret kalemleriFinansal denetim, krediDetaylı ve dönemsel
SGK Hizmet Dökümüe-Devlet/SGKSigortalılık + primResmî teyit, ek belgeBarkod/QR ile doğrulanır
İşe Giriş/Çıkış Bildirimie-Devlet/SGKTarihTarih uyuşmazlığındaTek başına yeterli olmaz
Referans MektubuYönetici/MentorPerformans görüşüİş başvurusuÖznel, öneri odaklı
İş Sözleşmesiİşveren–ÇalışanHak/yükümlülükHukukî süreçlerBaşvurularda nadiren istenir

Çalışma belgesi, “pozisyon ve süre” içindir. Gelir teyidi için “maaş yazısı/bordro”, sigortalılık için “SGK hizmet dökümü” gerekir. SGK hizmet dökümü, işveren belgesi yerine geçmez; çoğu kurum ikisini birlikte ister. Başvuru öncesi kabul edilen formatı sorun.

Çalışma Belgesi ile Hizmet Dökümü Arasındaki Farklar

Çalışma belgesi, işveren tarafından düzenlenen; pozisyon, süre ve statüyü doğrulayan kurumsal bir yazıdır. Hizmet dökümü ise e-Devlet/SGK üzerinden alınan, sigortalılık ve prim günlerini gösteren resmî kayıt çıktısıdır. Çoğu başvuruda ikisi birlikte istenebilir: biri işveren beyanı, diğeri kamu kaydıdır.

  • Vize/Banka: Çalışma belgesi (+ gerekiyorsa maaş yazısı); bazı durumlarda hizmet dökümü eklenir.
  • Resmî Kurum/SGK İşlemleri: Hizmet dökümü esastır; işveren belgesi destekleyici olabilir.
ÖzellikÇalışma BelgesiHizmet Dökümü
Düzenleyenİşveren/İKSGK (e-Devlet)
İçerikPozisyon, süre, çalışma şekli, iletişimİşe giriş/çıkış, prim günleri, işyeri sicilleri
FormatAntetli, imzalı/e-imzalıe-Devlet çıktısı, barkod/QR
KullanımVize, banka, kira, referansResmî teyit, kurum başvuruları
Ücret Bilgisiİsteğe bağlı (onayla)Yok
GeçerlilikKuruma göre değişirResmî kayıt olarak geniş kabul

Tüm belgelerde tarih güncel olmalı, imza/yetki doğrulanabilir bilgilerle desteklenmelidir. Gereksiz kişisel veriden kaçının; ücret alanını yalnızca talep ve onay varsa ekleyin.

Yabancı Uyruklu Çalışanlar İçin Çalışma Belgesi Düzeni

Yabancı uyruklu personel için düzenlenecek çalışma belgesi; kimlik (pasaport/ikamet), çalışma izni ve istihdam statüsünü açık ve doğrulanabilir biçimde göstermelidir. Belge hem Türkçe hem de gerektiğinde İngilizce hazırlanmalı, şirket anteti üzerinde, yetkili imza/e-imza ile verilmeli ve başvuru amacına (vize, banka, resmi kurum) uygun ek alanlar içermelidir. Ücret gibi hassas bilgiler, çalışanın yazılı onayıyla eklenmelidir. Önerilen belge içeriği:

  • Ad–Soyad (pasaporttaki yazılış), uyruk, pasaport/ikamet numarası
  • Çalışma izni no ve geçerlilik dönemi (varsa)
  • Pozisyon/ünvan, departman, işe giriş tarihi (devam/ayrılış durumu)
  • Çalışma şekli (tam/yarı zamanlı, uzaktan/hibrit)
  • Şirket iletişim ve yetkili imza bilgisi
  • (İhtiyaca göre) ücret bilgisi, izin/seyahat tarihleri, görev özetleri
AlanZorunluNot
Pasaport/ikamet numarasıKimlik teyidi için şart
Çalışma izni bilgisiNo ve geçerlilik tarihi yazın
Dil (TR + EN)Konsolosluk/kurum talebine göre
Ücret bilgisiYazılı onayla ekleyin
İzin/seyahat tarihleriVize/kurum gerektirirse

Banka ve Finans Kurumlarının Talep Ettiği Özel Formatlar

Bankalar; kredi, kart limit artışı, leasing gibi işlemlerde standart çalışma belgesine ek olarak “maaş yazısı”, ortalama gelir, IBAN ve bordro referansı gibi alanlar isteyebilir. Belge, son 30 gün içinde düzenlenmiş tarih taşımalı; şirket anteti, unvan ve doğrulanabilir iletişim içermelidir. Dijital gönderimde e-imza ve KEP tercih edilir, aksi belirtilmedikçe ıslak imzalı asıl da hazır bulundurulmalıdır. İşleme göre eklenebilecek alanlar:

  • Yapın: Belge kodu ve teyit telefonu ekleyin; tarih, isim ve unvanları iki kişi kontrol etsin.
  • Yapmayın: Gereksiz kişisel veri (adres, aile bilgisi) eklemeyin; eski tarihli belge göndermeyin.
İşlem TürüZorunlu/Önerilen EklerNot
İhtiyaç/Taşıt Konut KredisiNet/Brüt maaş, son 3 ay bordro referansı, IBANVarsa yan hak açıklaması
Kredi Kartı Limit ArtışıMevcut pozisyon, işe giriş tarihi, net gelirTarih yakın olmalı (≤30 gün)
Leasing/FinansmanÜnvan, gelir, şirket iletişim, yetkili imzaTalep eden şubeye hitaben
Maaş Hesabı TaşımaIBAN, ödeme periyodu (aylık), işyeri ünvanıİşveren kaşesi önemli

Vize Başvurularında Çalışma Belgesi Hazırlama İpuçları

Vize dosyalarında çalışma belgesinin amacı, mevcut istihdamı ve Türkiye’ye dönüş bağını göstermek; talep edilen seyahat izniyle uyumlu bir iş takvimi sunmaktır. Bu nedenle belge; “halen çalışmaktadır”, izin tarihleri, pozisyon ve şirket iletişimiyle birlikte verilmeli; çoğu durumda İngilizce (veya konsolosluğun istediği dilde) hazırlanmalıdır. Ücret alanı bazı konsolosluklarda istenir; emin değilseniz ayrık bir maaş yazısı düzenleyin. Vize belgesi için olmazsa olmazlar:

  • Halen çalışma ibaresi + işe giriş tarihi
  • Onaylı izin tarihleri (başlangıç–dönüş) ve göreve dönüş tarihi
  • Pozisyon/ünvan, çalışma şekli (tam/yarı zamanlı)
  • Şirket anteti, yetkili imza/e-imza, teyit telefonu/e-posta
  • (Gerekiyorsa) İngilizce metin veya yeminli tercüme
  • Kısa Örnek Cümleler (EN):
    • “This is to certify that … has been employed as … since … and is currently employed.”
    • “Paid leave is approved between … and … ; the employee will resume duties on … .”

Referans Mektubu ile Çalışma Belgesinin Birleştirilmesi

Referans mektubu; çalışanın nitel performansını (güçlü yönler, çalışma tarzı) anlatan öznel bir metindir. Çalışma belgesi ise nesnel doğrulama (pozisyon ve süre) sağlar. Tek dosyada sunmak kabul oranını artırır; ancak aynı metinde yargılayıcı ifadeler kullanmak kurumlarca sorun yaratabilir. Bu yüzden “tek PDF içinde iki bölüm” yaklaşımı en sağlıklı çözümdür. Önerilen sunum biçimleri:

  • Seçenek 1 (Tek PDF): Kapak → Bölüm A (Çalışma Belgesi) → Bölüm B (Referans Mektubu) → Ek: Maaş Yazısı (gerekirse)
  • Seçenek 2 (Paket): Aynı klasörde 3 ayrı PDF: CalismaBelgesi.pdf, ReferansMektubu.pdf, MaasYazisi.pdf
  • Dil: TR + gerekirse EN (vize/uluslararası başvuru)
BaşlıkAmaçÜslupİçerikİmza
Çalışma BelgesiNesnel doğrulamaNötrPozisyon, süre, statüİK/Yetkili imza
Referans MektubuNitel değerlendirmeOlumlu/öneri odaklıGüçlü yönler, örnek işlerYönetici/mentor

Referans bölümünde olumsuz/ayıplayıcı cümleler, başvurularda aleyhe sonuç doğurabilir. Nötr kalın; yalnızca doğrulanabilir örnekler verin.

Özel Sektör ve Kamu İçin Çalışma Belgesi Farklı mı?

Temel prensip aynıdır: pozisyon ve süreyi doğrulamak. Ancak imza yetkilisi, doğrulama kanalları ve ücret teyidi tarafında pratik farklar vardır. Kamu kurumlarında e-Devlet üzerinden e-Bordro gibi ek çıktılar istenebilir; özel sektörde ücret teyidi için genellikle maaş yazısı düzenlenir. Her iki tarafta da antet–imza/e-imza–tarih zorunlu unsurlardır. Karşılaştırma:

ÖzellikÖzel SektörKamu
Düzenleyen/İmzaİK yöneticisi / şirket yetkilisiKurum amiri / birim yetkilisi
Ücret TeyidiMaaş yazısı (ayrı)e-Bordro (kamu personeli)
DoğrulamaŞirket telefonu/e-posta, KEPKurum yazısı/e-Yazışma, KEP
Şablon DisipliniEsnek, şirket şablonuStandart, mevzuat şablonu
DilTR + gerekirse ENÇoğunlukla TR; konsolosluklarda EN
Ek KayıtlarSGK hizmet dökümü önerilire-Devlet çıktıları sık kullanılır

Kamu başvurularında “kurum içi yazışma dili” ve şablonlar daha katıdır; özel sektörde ise format serbest ama içerik netliği şarttır.

Kapanan Şirketlerde Eski Çalışan İçin Doğrulama Yöntemleri

Şirket kapanmışsa veya yöneticilere ulaşılamıyorsa, doğrulama kamu kayıtları ve ikincil deliller üzerinden yapılır. Barkod/QR’lı SGK hizmet dökümü, eski bordro/maaş yazıları, ticaret sicili bilgileri, hatta proje/e-posta kayıtları, başvuru makamının pozisyon–tarih bilgisini teyit etmesine yardımcı olur. Eski yöneticiden kişisel referans mektubu da destekleyici doküman olarak eklenebilir.

KaynakNe SağlarNasıl Kullanılır?
SGK Hizmet Dökümüİşe giriş/çıkış + primPozisyonu işveren belgesi olmadan tarih bazlı kanıtlar
Eski Bordro/Maaş YazısıGelir/ünvan ipuçlarıBanka/finans başvurularında ek kanıt
Ticaret Sicili KayıtlarıŞirketin durumuKapanış/nev’i değişikliği teyidi
Eski Yönetici ReferansıNitel kanıtİş başvurularında destekleyici mektup
Proje/E-posta KayıtlarıGörev kanıtıÖzellikle teknik/danışmanlık rollerinde

Başvuruyu “SGK dökümü + varsa eski bordro/maaş yazısı + referans mektubu” paketiyle sunmak kabul ihtimalini artırır.

Çalışma Belgesi Saklama Süresi ve Arşivleme Önerileri

Çalışma belgesi kişisel veri içerir; bu yüzden arşivleme amaçla sınırlı, erişim ise yetkili kişilerle kısıtlı olmalıdır. Uygulamada, belge kopyası personel dosyasında uzun süre saklansa da gereğinden fazla saklama KVKK açısından risk doğurur. Dijital arşivde e-imzalı PDF’i yedeklemek, teslim loglarını tutmak ve periyodik temizleme politikası uygulamak hem denetimde hem güvenlikte avantaj sağlar. Önerilen uygulamalar ve saklama listesi:

  • İsimlendirme standardı: CB_[AdSoyad]_[YYYYMMDD]_[Amaç].pdf
  • Erişim: Sadece İK yetkilileri; yetki devrinde kayıt oluştur.
  • Yedekleme: E-imzalı PDF + KEP gönderim kayıtlarını güvenli klasörde tut.
  • Periyot: 6 ay/12 ayda bir arşiv gözden geçirme ve gereksiz kopyaları imha.
  • Teslim kanıtı: Elden/KEP/e-posta teslimlerinin log kaydı.
Belge TürüÖnerilen SaklamaKonumSilme Kriteri
Çalışma Belgesi Kopyası5–10 yıl (ihtiyaca göre)Personel dosyası (dijital/kağıt)İş akdi bitimi + makul süre
Maaş Yazısı Kopyası5–10 yılBordro klasörüFinansal denetim dönemi sonrası
KEP Gönderim KaydıSağlayıcı süresi + iç yedekKEP portal + arşivYasal/denetim ihtiyacı bitince
Tercüme/EN VersiyonAsıl belge ile eş süreDijital arşivBaşvuru tamamlanınca

İyi bir arşiv politikası; saklama süresi, erişim yetkileri, imha/anonimleştirme ve versiyon kontrolü maddelerini içerir. Ayrıca bulut tabanlı sistemlerde (Google Drive, iCloud vb.) yedekleyin.

Resmi Belge Süreçlerinde Bilinçli Hareket Edin

Çalışma belgesi, hem bireysel hakların korunması hem de iş hayatındaki geçmişin resmi şekilde belgelenmesi açısından büyük önem taşır. İşverenin yasal yükümlülüğü dahilinde olan bu belge, doğru formatta ve zamanında hazırlanmalıdır. 2025 yılında dijitalleşme ile birlikte bu belgelerin erişimi daha kolay ve güvenli hale gelmektedir. Her çalışanın bu hakkını bilmesi ve gerektiğinde talep etmesi gerekmektedir.

İLGİLİ HABERLER